公文写作与处理小自考复习资料第十二章

  第一节  公文立卷概述

  （1）公文立卷与案卷

  公文立卷，是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

  案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位。

  从四个方面来理解这两个概念：

  1.公文立卷，是将已办理完毕的文件组合成案卷。必须是办理完毕的文件。办理完毕指的是在公文处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。

  2.公文立卷，是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷。必须是有一定查考利用价值的文件。

  3.公文立卷，是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。

  4.通过公文立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

  机关公文处理部门在确定各类不同文件的归卷时间上，应掌握的几点：4点。略。P342

  （2）公文立卷的意义

  1.公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

  2.公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管。

  3.公文立卷，为档案工作奠定了基础。

  第二节  公文立卷工作的组织

  （1）建立和健全文书部门立卷制度

  文书部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

  1.）文书部门立卷制度的确立与推行。（发展过程p347）

  2）文书部门立卷制度的优越性：

  1.坚持文书部门立卷，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。

  2.坚持文书部门立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

  3.坚持文书部门立卷，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。

  4.坚持文书部门立卷，按年度集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

  （2）正确选择立卷地点

  立卷地点的选择，亦即选择立卷环节，是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责立卷的问题。

  1）选择机关公文立卷的地点应考虑的相关因素：

  1.被确定为立卷地点的文书部门要直接经手文件的处理。

  2.对立卷地点所经手处理文件的数量有一定要求。

  3.确定立卷地点时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

  2）各类机关单位对公文立卷地点的正确选择：

  1.对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作。

  2.对于一些中等机关或者大机来说，如驻地比较分散，文件数量又较多，则可以考虑各自确定立卷地点；如驻地比较集中，文件数量不算多，则可以考虑集中在秘书部门进行立卷。

  3.对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

  4要恰当地选择和确定立卷人员。

  （3）明确公文立卷的范围

  文书立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该立卷，哪些不该立卷。

  1）应该立卷的文件材料范围，归纳为：

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