公文写作与处理小自考复习资料第十三章

  案卷整理与归档：或称正式立卷与移交归档，是机关文书部门在平时归卷的基础上，对案卷进一步系统整理编目，最终完成立卷工作，然后移交给机关档案部门。

  它包括：组合案卷、编目成卷和移交归档等。

  第一节  案卷的组合

  案卷的组合，简称组卷，指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

  （1）调整定卷，是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适应的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

  1）调整定卷的必要性。从三个方面来分析比较。

  1.归卷与立卷。归卷不等于立卷。（详见P380）

  2.卷夹与案卷。卷夹不等于案卷。

  3.条款名称与案卷标题。条款名称不等于案卷标题。

  2）调整定卷应注意的问题：

  1.要检查卷内文件的成份。

  2.要检查卷内文件的联系。

  3.要检查卷内文件材料的数量。

  4.要检查卷内文件材料的保存价值。

  （2）卷内文件排列和编号

  1）卷内文件排列。是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个回定的位置。

  卷内文件的排列方法：可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。具体排列方法有几种：

  1.按时间先后排列。  2.按作者——时间排列。3.按问题——时间排列。 4.按地区——时间排列。5.按通讯者——时间排列。  6.按姓氏笔画或拼音字母

  2）卷内文件的编号。用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

  编号时，需要注意的几点：3点。P383页。

  1.凡是装订的案卷，应统一在有文字的每一页文件材料的正面右上角，背面的左上角填写页号。

  2.卷内文件编号的范围只限于卷内有文字的文件材料。

  3.编号应当先用铅笔，经检查准确无误后，再用打号机打号。（“页号”与“张号”不同，就以“页”为单位。）

  （3）拟写案卷标题

  案卷标题：是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概述。

  1）案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。有些案卷标题还需要标明时间、地区、或通讯者，若标通讯者，则取代作者位置。文种名称则使用泛称代之。排列顺序通常是：

  （时间、地区）作  者——（时间、地区）——问题——名称

  （通讯者）  （泛称）

  案卷标题各项的一般标法：

  1.标明卷内文件作者。是为了说明该卷内的文件由谁形成，即指文件法定的作者，而不是指拟稿人或签发人。

  2.标明卷内文件的问题。是案件标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

  3.标明卷内文件的名称。是反映文件的性质和利用价值，一般写在案卷标题的末尾。

  4.标明卷内文件时间。这里所说的“时间”，是指标明文件内容针对的时间，而不是文件形成的时间。

  5.标明卷内文件通讯者。由往来文件组成的案卷应标明通讯者双方，如果通讯者又不止一对时，可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称。

  6.标明卷内文件涉及的地区。当案卷涉及到某

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